Vamos acabar com alguns mitos sobre a digitalização no setor público

Em uma recente visita a um cliente do setor público, a conversa voltou-se para o tema papel. A equipe com quem conversamos admitiu que suas instalações abrigavam o equivalente a 15 campos de futebol em documentos.

Você consegue imaginar isso? Eu acho que se você consegue, provavelmente você trabalha na área de educação do governo municipal ou estadual.

Em um mundo com cartões de embarque digitais, telessaúde e ChatGPT, não é segredo que o setor público ficou para trás no avanço da digitalização. Agências governamentais do setor de educação com uso intensivo de papel são notórias e prejudicadas pela quantidade de arquivos físicos.

Pelo menos parte da hesitação em iniciar uma transformação do papel para o digital são alguns mitos persistentes que eu gostaria de dissipar.

Mito 1: O uso de papel representa as melhores práticas

O fato de os registros em papel terem sido a força vital do setor público não é surpreendente. Esses arquivos físicos já foram o único meio de manter dados sobre as pessoas, lugares e coisas que compõem nossa sociedade – desde registros de impostos e escrituras de terras até estatísticas ambientais e relatórios policiais.

Pode ser que o uso de papel já tenha representado as melhores práticas. Hoje, porém, os registros em papel representam uma ameaça crescente à segurança, ao progresso na melhoria das experiências de atendimento ao cidadão e aos dados contidos nos próprios documentos.

Muitos arquivos em papel são armazenados em instalações mal conservadas, vulneráveis a tudo, desde um inocente erro de arquivamento ou manchas de mofo até algo tão grave quanto um incêndio ou uma inundação. Contar com um local físico e um sistema de arquivamento manual para manter esses registros confidenciais os torna vulneráveis ao acesso não autorizado. Basta uma porta entreaberta ou uma chave extraviada.

Ao mesmo tempo, a falta de uma cópia digital desses registros apresenta desafios significativos para indivíduos autorizados que desejam acessar esses dados e utilizá-los para referência, planejamento ou informações essenciais para otimizar a entrega de valor aos cidadãos. Isso é particularmente verdadeiro, pois os funcionários de todos os setores continuam a migrar para mais modelos híbridos e de trabalho em casa.

Resumindo, para muitas agências e organizações que ainda dependem de seus registros em papel, os riscos de não digitalizar são muito maiores do que os desafios impostos pelo próprio processo de digitalização.

Mito 2: Você nunca convencerá todas as partes interessadas

Para que todas as partes interessadas envolvidas nessa jornada cheguem a um acordo comum, é útil explicar como é feito todo o processo. Em outras palavras, como é possível pegar esses 4,5 milhões de documentos dos últimos 50 anos e transformá-los em um registro digital organizado?

O processo começa movendo o arquivo para uma instalação de digitalização próxima. Durante o processo de digitalização, seu provedor de serviços de digitalização deve ser capaz de garantir que seus registros sejam disponibilizados para referência de sua equipe por telefone.

Então, uma vez que seu arquivo tenha sido digitalizado, a verdadeira jornada começa. Esse mesmo provedor de serviços também deve ser capaz de garantir uma destruição ou devolução segura de documentos após a conclusão da digitalização. De repente, todos os dados presos nesses arquivos de papel ficam disponíveis para ferramentas analíticas dinâmicas, cujos resultados podem ser aproveitados para enriquecer novos insights, ao mesmo tempo em que o custo de armazenamento e manutenção é reduzido consideravelmente.

É claro que, mesmo que você consiga esclarecer os detalhes do processo em si, alguns funcionários de manutenção de registros ainda podem temer a mudança, não importa quão claros sejam os benefícios. Os gerentes desses sistemas de arquivamento de papel geralmente dedicam suas carreiras à organização e manutenção de registros escolares, governamentais ou de agências. A trilha de papel é o legado deles. É absolutamente natural que esse grupo tenha preocupações com a segurança dos registros em papel durante o processo de digitalização e com o futuro de sua função depois que sua organização se tornar digital.

Para superar esse desafio, incentivamos nossos clientes a comunicar claramente os benefícios da digitalização, bem como a necessidade de mudança. Vejamos alguns tópicos que podem ser esclarecidos:

• Enfatize os benefícios da digitalização, como maior eficiência, precisão aprimorada, economia de custos e segurança aprimorada, para ajudar a convencer as partes interessadas sobre a importância da mudança.
• Aborde quaisquer preocupações que as partes interessadas possam ter, como o custo de implementação, a curva de aprendizado para novas tecnologias ou a perda de empregos, e forneça soluções claras e convincentes.
• Forneça treinamento e suporte para ajudar as partes interessadas a entender a nova tecnologia e como ela vai melhorar os processos e resultados.
• Envolva as partes interessadas no processo desde o planejamento até a implementação. Isso pode ajudar a criar adesão e garantir que a solução escolhida atenda às necessidades de todas as partes interessadas.
• Demonstre os resultados da digitalização em outras organizações governamentais ou setores similares para mostrar que ela pode ser bem-sucedida e que os benefícios são reais.

Em outras palavras, é importante mostrar a essas partes interessadas essenciais que, embora você entenda que isso pode ser uma grande mudança, não há motivo para se preocupar quando as melhores práticas são implementadas. Mostre que, em vez disso, ao fazer essa mudança, todos poderão fazer seu trabalho melhor e com mais eficiência, o que acabará beneficiando todos na organização, inclusive eles próprios.

Mito 3: O custo da digitalização de registros supera em muito os ganhos

Como em qualquer jornada de modernização, passar do papel para o digital tem um preço. No entanto, para qualquer organização com visão de futuro, o investimento inicial deve sempre ser visto pelas lentes dos resultados futuros. Ou alternativamente: das perdas futuras. (Lembre-se dos incêndios e inundações.)

Pense também nessas décadas de estatísticas e informações presas naqueles registros em papel, totalmente fora do alcance do seu CIO e CTO. Ao serem transformados em documentos digitais, esses dados podem se tornar acessíveis a um conjunto de novas tecnologias e ferramentas. Eles podem ser utilizados na Power Platform da Microsoft para produzir soluções de low-code e no-code e alimentar sistemas de aprendizado de máquina e IA para produzir insights detalhados e soluções preditivas.

Resumindo: o processo de transformação de papel para digital é mais do que apenas digitalizar registros físicos. Trata-se de permitir que os clientes tenham um maior proveito dos dados já disponíveis e estabelecer um modelo de trabalho mais sustentável e próspero para os próximos anos.

Roger Boone é Diretor de Soluções Governamentais (Arquitetura Empresarial) da Kyndryl.