Brisons quelques mythes sur la numérisation dans le secteur public

Par Roger Boone

Lors d'une récente visite chez un client du secteur public, la conversation a porté sur le papier. L'équipe avec laquelle nous nous sommes entretenus a admis que ses installations abritaient l'équivalent de 15 terrains de football de documents.

Pouvez-vous imaginer cela? Si oui, vous travaillez probablement sur le marché de l'éducation et du secteur public local et provincial (SLED).

À l'heure des cartes d'embarquement mobiles, de la télésanté et du ChatGPT, ce n'est un secret pour personne que le secteur public a pris du retard en matière de numérisation. Les agences SLED, qui utilisent beaucoup de papier, sont connues pour leurs archives physiques volumineuses et limitantes.

L'hésitation à se lancer dans le passage du papier au numérique s'explique au moins en partie par certains mythes persistants que j'aimerais dissiper.

Mythe 1 : Le papier est la meilleure pratique

Il n'est pas surprenant que les documents papier aient longtemps été la pierre angulaire du secteur public. Ces archives physiques étaient autrefois le seul moyen de conserver des données sur les personnes, les lieux et les choses qui composent notre société, qu'il s'agisse de déclarations fiscales, de titres de propriété, de statistiques environnementales ou de rapports de police.


Autrefois, le papier d'abord était sans doute la meilleure pratique. Mais aujourd'hui, les documents papier représentent une menace croissante pour la sécurité, pour les progrès réalisés dans l'amélioration des services aux citoyens et pour les données contenues dans les documents eux-mêmes.

De nombreuses archives papier sont stockées dans des locaux mal entretenus, vulnérables à toute éventualité, qu'il s'agisse d'une innocente erreur de classement ou d'une tache de moisissure, ou d'un événement aussi dramatique qu'un incendie ou une inondation. Le fait de dépendre d'un lieu physique et d'un système d'archivage manuel pour conserver ces documents sensibles les rend vulnérables à un accès non autorisé. Il suffit d'une porte entrouverte ou d'une clé égarée.

Dans un même temps, l'absence de copie numérique de ces documents pose des problèmes importants aux personnes autorisées qui souhaitent accéder à ces données et les utiliser à des fins de référence, de planification ou pour obtenir des informations essentielles à l'optimisation de la prestation de services aux citoyens. Cela est particulièrement vrai alors que les employés de tous les secteurs continuent de migrer vers des modèles de travail à domicile et hybrides.

 

Mythe 2 :Vous ne parviendrez jamais à convaincre tous les intervenants

Pour que tous les intervenants impliqués dans cette initiative soient sur la même longueur d'onde, il est utile d'expliquer le « comment » de la chose. En d'autres termes, comment prendre ces 4,5 millions de documents des 50 dernières années et les transformer en un dossier numérique bien ordonné?

Le processus commence par le déplacement des archives vers un centre de numérisation situé à proximité. (Pendant le processus de numérisation, votre fournisseur de services de numérisation devrait être en mesure de garantir que vos documents sont mis à la disposition de votre équipe pour consultation par téléphone).

Une fois vos archives numérisées, le véritable voyage commence. (Ce même fournisseur de services doit également être en mesure de garantir la destruction ou le retour en toute sécurité des documents une fois la numérisation terminée). Tout à coup, toutes les données confinées dans ces dossiers papier deviennent accessibles aux outils d'analyse dynamique, dont les résultats peuvent être exploités pour apporter de nouvelles informations, tout en réduisant considérablement les coûts de stockage et de maintenance.

Bien entendu, même si vous parvenez à clarifier tous les aspects du processus, certains employés chargés de l'archivage peuvent encore craindre le changement, même si les avantages sont clairs. Les gestionnaires de ces systèmes d'archivage papier ont souvent consacré leur carrière à l'organisation et à la tenue des dossiers de leur école, de leur administration ou de leur agence. Les traces écrites constituent leur héritage. Il est tout à fait naturel que ces personnes s'inquiètent de la sécurité des documents papier pendant le processus de numérisation et de l'avenir de leur fonction une fois que leur organisation sera passée au numérique.

Pour relever ce défi, nous encourageons nos clients à communiquer clairement les avantages de la numérisation ainsi que la nécessité du changement. Voici quelques points à souligner :.

• Faire ressortir les avantages de la numérisation, tels que l'amélioration de l'efficacité et de la précision, la réduction des coûts et une sécurité accrue, afin de convaincre les intervenants de l'importance du changement.
• Répondre aux préoccupations éventuelles des intervenants, telles que le coût de mise en œuvre, la courbe d'apprentissage d'une nouvelle technologie ou la perte d'emplois, et apporter des solutions claires et convaincantes.
• Fournir une formation et un soutien pour aider les intervenants à comprendre la nouvelle technologie et la manière dont elle améliorera les processus et les résultats.
• Faire participer les intervenants au processus, de la planification à la mise en œuvre. Cela peut contribuer à susciter leur appui et à faire en sorte que la solution choisie réponde aux besoins de tous les intervenants.
• Présenter les résultats de la numérisation dans d'autres organismes publics ou dans des secteurs d'activité similaires pour montrer qu'elle peut être couronnée de succès et que les avantages sont réels.

En d'autres termes, il est important de montrer à ces intervenants clés que, même si vous comprenez qu'il s'agit d'un changement important, il n'y a pas de raison de s'inquiéter lorsque les meilleures pratiques sont utilisées. Montrez plutôt qu'en procédant à ce changement, tout le monde pourra faire son travail mieux et plus efficacement, ce qui profitera en fin de compte à tous les membres de l'organisation - et à eux en particulier.

Mythe 3 : Le coût de la numérisation des documents dépasse de loin ses avantages

Comme dans toute démarche de modernisation, le passage du papier au numérique a un prix. Cependant, pour toute organisation avant-gardiste, l'investissement initial doit toujours être envisagé du point de vue des résultats futurs. Ou encore : des pertes futures. (Souvenez-vous des incendies et des inondations).

Pensez également à ces décennies de statistiques et d'informations confinées dans ce dossier papier, entièrement hors de portée de votre directeur principal de l'information et de votre directeur des techniques informatiques. En tant que document numérique, ces données sont tout à coup accessibles à une gamme de nouvelles technologies et d'outils. Elles peuvent être utilisées sur la plateforme Power de Microsoft pour produire des solutions avec peu de code ou sans code et alimenter des systèmes d'apprentissage machine et d'intelligence artificielle pour produire des informations approfondies et des solutions prédictives. 

En résumé : Le processus de passage du papier au numérique ne se limite pas à la numérisation des documents physiques. Il s'agit de permettre aux clients d'exploiter au mieux les données déjà disponibles et d'établir un modèle de travail plus durable et plus prospère pour les années à venir.

Roger Boone est directeur des solutions pour le secteur public (architecture d'entreprise) chez Kyndryl.