7 lecciones de una transformación de SAP a gran escala en 18 meses

Por Michael Bradshaw y Gino Ruggiero

Escuche una rueda de prensa tras la victoria de su equipo deportivo favorito y probablemente oirá a los entrenadores hacer hincapié en "el proceso".

La redacción puede variar, pero el mensaje es esencialmente el mismo: cuando se centra intensamente en planificar y ejecutar objetivos claramente definidos, las mediciones como las victorias y las derrotas se ocupan de sí mismas.

Este dicho resultó cierto para Kyndryl cuando nos embarcamos en una migración de toda la empresa a SAP. Aunque nuestro recorrido es único, ofrece lecciones clave que cualquier organización que planifique una modernización similar puede aplicar.

Un viaje de transformación hacia la simplicidad

Nuestro viaje de transformación comenzó en noviembre de 2021, cuando Kyndryl se escindió de IBM para formar el mayor proveedor de servicios de infraestructura de TI del mundo. Como parte de la separación, firmamos un acuerdo de servicio de transición (TSA) para abandonar más de 1800 plataformas y aplicaciones empresariales existentes en un plazo de dos años. Las aplicaciones financieras, de compras y de cobro de presupuestos constituían aproximadamente el 20 % de ese entorno informático.

Siguiendo una estrategia detallada desarrollada por la oficina del CIO, Kyndryl trabajó con SAP y dos socios de integración de servicios para consolidar 375 sistemas de finanzas, adquisiciones y procesos de cobro de presupuestos, así como capacidades de generación de informes en una única plataforma SAP compuesta por 15 soluciones SAP ancladas en S/4 HANA. El proyecto, que duró 18 meses e implicó la configuración de más de 71 000 usuarios de S/4 en todo el mundo, consistió en una actualización completa del sistema empresarial realizada en tiempo real sin afectar a las operaciones normales.

La sustitución de múltiples sistemas heredados y tecnologías dispares por una plataforma SAP integrada proporcionará un flujo de información continuo, oportuno y preciso que los empleados pueden utilizar para realizar transacciones y llevar a cabo análisis en tiempo real. Como uno de los mayores componentes de la transformación global de TI de Kyndryl, nuestra modernización de SAP ya está desempeñando un papel significativo en la reducción de los gastos de venta, generales y administrativos (SG&A) de la empresa en una cifra prevista de entre 200 y 300 millones de dólares con el paso del tiempo.

Cómo aplicar nuestras lecciones aprendidas

Tanto si está implementando SAP por primera vez como si está trasladando ECC a S/4 HANA, aquí tiene siete pasos fundamentales para ayudarle a gestionar la transformación de SAP a escala.

1. Evalúe su estado actual

Antes de comenzar a reemplazar aplicaciones y sistemas, analice su pila tecnológica y arquitectura existentes para evaluar el rendimiento e identificar los puntos fuertes y débiles de sus sistemas actuales. Esta evaluación le ayudará a definir el alcance y comprender la complejidad de su transformación.

La experiencia Kyndryl

Durante nuestra evaluación previa a la transformación, nuestro equipo de Aplicaciones Empresariales descubrió que el sistema empresarial heredado no era un único sistema estandarizado, sino que estaba formado por cientos de sistemas fragmentados que daban soporte a siete procesos básicos, desde la contabilidad y las finanzas hasta las adquisiciones y el cobro de presupuestos. El equipo de transformación determinó que había demasiadas personalizaciones y demasiado código de conexión para que las aplicaciones auxiliares se replicaran en el nuevo entorno planificado.

En lugar de realizar una revisión exhaustiva de los requisitos técnicos, nos centramos en el alcance y abordamos la complejidad histórica de nuestro proyecto. Este enfoque nos permitió tomar decisiones rápido y evitar demoras causadas por el análisis excesivo de las etapas iniciales de nuestra transformación.

2. Identificar los impulsores del negocio

Aunque el trabajo técnico podría ser el objetivo principal de una implantación de SAP, es esencial identificar los impulsores empresariales clave, y sus resultados preferidos, a la hora de planificar su estrategia de transformación.

La experiencia Kyndryl

Cumplir con el plazo de la TSA fue el impulsor empresarial más urgente de nuestra transformación de SAP. Sin embargo, como un componente significativo de la transformación más amplia de TI de Kyndryl, la modernización de SAP fue central para racionalizar nuestro entorno de TI y crear un patrimonio tecnológico adecuado para su propósito.

Nuestra transformación fue guiada por los principios de rapidez, funcionalidad y el mantenimiento de la estabilidad operativa. Así que optamos por una integración estándar lista para usar que daba prioridad a la unificación y centralización de datos, garantizando una transición fluida sin interrumpir nuestras operaciones.

La centralización y estandarización de datos en el nuevo sistema permitió a la oficina del CIO participar en la integración y contribuir a establecer e impulsar los objetivos empresariales alineados con el proyecto. Para cualquier personalización, comenzamos con una plantilla preconfigurada como una mejor práctica y luego la ampliamos de manera controlada bajo gobernanza.

3. Crear una estrategia de transformación

Su estrategia de transformación sirve como la hoja de ruta para la modernización de su SAP. Debe estar lo suficientemente estructurado como para mantener a su organización en el buen camino, pero lo suficientemente flexible como para dar cabida a obstáculos y oportunidades imprevistas.

La experiencia Kyndryl

En el caso de Kyndryl, decidimos que era mejor para nuestra estrategia operativa a largo plazo empezar de cero que replicar miles de líneas de código heredado de aplicaciones heredadas. Así que optamos por una implementación desde cero¹ de elementos SAP seleccionados. Utilizamos las mejores prácticas de SAP para nuestra implementación, escalonando el despliegue de las aplicaciones en los 66 países donde tenemos oficinas, en el siguiente orden:

• Finanzas centrales de S/4HANA para la elaboración de informes
• Finanzas completas y cobro de presupuestos en S/4HANA
• Adquisiciones con Ariba y Fieldglass para el pago en origen

Tras la consolidación financiera, realizamos dos importantes oleadas de implementación, comenzando con 24 países que ya usaban SAP ECC. Esta estrategia permitió disponer de más tiempo para gestionar la transformación de los datos de los 42 países no pertenecientes a SAP del segundo grupo de despliegue. También programamos versiones menores en torno a cada implementación para añadir funciones de forma gradual.

4. Permitir la innovación

Busque siempre nuevos enfoques para los procesos y la resolución de problemas durante una transformación, incluso cuando se enfrente a plazos estrictos.

La experiencia Kyndryl

Durante nuestra modernización de SAP, el equipo de Aplicaciones Empresariales diseñó un proceso para ejecutar nuestro sistema heredado mientras simultáneamente alimenta datos en el nuevo sistema SAP. Este enfoque de doble ejecución minimizó las interrupciones, permitiendo que los respectivos departamentos operaran “como de costumbre”.

Para ejecutar nuestro plan de ejecución y transformación, el equipo desarrolló algoritmos y software para etiquetar los datos maestros y mantenerlos como referencias de los datos transaccionales. Los datos maestros, un componente crucial de la fiabilidad de nuestro sistema, fueron gestionados por SAP Master Data Governance (MDG), que aseguraba que los datos maestros fueran identificados y estabilizados.

Una vez que el equipo estuvo seguro de que los datos maestros eran estables, se extrajeron y depuraron los datos transaccionales para cargarlos en el nuevo sistema. Este enfoque de la migración disminuyó la resistencia a la adopción al permitir a los empleados trabajar en el sistema heredado durante la transformación y permitirles observar los datos del sistema.

5. Priorice la gobernanza de la transformación

La gobernanza comienza con el compromiso de los ejecutivos, reforzado en todos los niveles de la organización. Si no se presta atención a la gobernanza y no se definen claramente los objetivos y las directrices, la modernización puede experimentar una ampliación del alcance³ a medida que se abordan los retos inevitables.

La experiencia Kyndryl

Para ayudar a mantener el tamaño, el alcance y el presupuesto de nuestra transformación de SAP en el objetivo, nosotros:

• Constituyó un consejo de administración de altos ejecutivos que se reunía semanalmente para revisar los hitos, discutir problemas imprevistos y abordar cualquier cuestión que hubiera surgido. Estas reuniones permitieron al consejo asistir en la resolución de problemas y asignar recursos adicionales si fuera necesario.
• Marcos de implementación establecidos compuestos por implementaciones técnicas y despliegues en países. Para la primera fase, asignamos cinco especialistas a cada país durante cuatro meses. Cuando empezó la primera oleada de implantación, nos dimos cuenta de que necesitábamos más personal para periodos más cortos, así que aumentamos los equipos a 20 miembros y redujimos sus asignaciones a un mes.
• Se desarrollaron planes de continuidad de negocio y recuperación tras desastres para maximizar la disponibilidad del sistema. Para las interrupciones planificadas y no planificadas, hemos creado un sistema de conmutación por error que se sincroniza continuamente con el sistema activo para minimizar las interrupciones. También diseñamos un centro de producción espejo para limitar la pérdida de datos y el tiempo de inactividad de las aplicaciones en caso de fallos del sistema a gran escala.  

6. Anticipe los ajustes presupuestarios

Presupuestar la transformación informática de toda una empresa es un acto de equilibrio entre contabilidad y gestión de personal. Si dedica demasiado dinero o personas, o demasiado poco, a un área de su proyecto, notará el impacto en otras.

La experiencia Kyndryl

Para nuestra transformación de SAP, el equipo de Aplicaciones Empresariales utilizó datos históricos para estimar los costes y establecer los presupuestos. Sin embargo, durante la implementación, nos encontramos con los siguientes retos que requirieron financiación y personal adicionales para cumplir un plazo que no podía cambiar sin incurrir en posibles multas o sanciones reglamentarias:

• Costes de implementación en diferentes ubicaciones
• Requisitos fiscales en las distintas regiones
• Asignaciones de personal y reasignación
• Cumplimiento normativo en diferentes jurisdicciones

Si planifica con antelación estos tipos de alteraciones presupuestarias y asigna un porcentaje de su presupuesto global de transformación para cubrir imprevistos, podrá gestionar mejor la asignación de recursos para todo, desde los plazos y las fechas límite hasta la dotación de personal y la tesorería.  

Es importante tener en cuenta que algunas áreas pueden estar por debajo del presupuesto y otras pueden excederlo. Sin embargo, si supervisa y ajusta continuamente los subcomponentes de su transformación a lo largo del proceso de modernización, podrá mantener eficazmente sus objetivos generales dentro del presupuesto, garantizando así el éxito de su proyecto. 

7. Visualice su estado futuro

Su viaje de transformación no termina una vez que esté en producción. Querrá evolucionar continuamente, ya sea midiendo y comparando los KPI para abordar los problemas posteriores a la implantación o aprovechando las oportunidades y capacidades a medida que surjan.

La experiencia Kyndryl

Con la implementación del nuevo sistema SAP de Kyndryl, las operaciones diarias se simplificarán significativamente. Esto permitirá a nuestros ingenieros centrarse en tareas críticas para la misión, lo que mejora su productividad y la eficiencia general de nuestras operaciones.

En adelante, el rendimiento de los empleados se evaluará por sus aportaciones a la empresa. Por ejemplo, ahora se espera que los ingenieros analicen datos y generen conocimientos que impulsen las decisiones empresariales, aumenten los ingresos, reduzcan los costes y disminuyan el riesgo.

Como empresa, perfeccionaremos nuestras operaciones y procesos según sea necesario y seguiremos utilizando las capacidades en evolución de la plataforma SAP. Estamos buscando:

• Revisar nuestros procesos de preventa, desde el inicio de la oportunidad de ventas hasta la firma del contrato.
• Cambiar nuestro modelo de negocio de uso, implementando soluciones de SAP Billing y Revenue Innovation Management (BRIM)
• Desmantelar dos sistemas ECC heredados
• Ampliar nuestro uso de RISE with SAP

Como dice nuestro CIO: “No dejen que la perfección sea enemiga de lo bueno”. Esto significa que nos esforzamos por alcanzar la excelencia, pero nos centramos en entregar la solución al propietario de negocio adecuado y realizar mejoras según sea necesario. Este enfoque nos permite adaptarnos a las circunstancias cambiantes, un aspecto clave de nuestro continuo viaje de transformación.

Una última palabra sobre los procesos de transformación

La modernización de SAP de Kyndryl, a tiempo y dentro de unos parámetros presupuestarios aceptables, fue posible gracias a las personas y los procesos que dedicamos al programa. Este principio es aplicable a muchos proyectos de transformación. Si adopta un enfoque metódico, casi obsesivo, para planificar, gestionar, ejecutar y medir el cambio en toda la organización, podrá lograr resultados empresariales que mejoren el éxito general de su modernización.

Michael Bradshaw es el director global de prácticas de Aplicaciones, Datos e IA en Kyndryl. Gino Ruggiero es director y socio de entrega en la oficina del CIO de Kyndryl.

1 The S/4HANA deployment dictionary: Your back pocket guide to everything greenfield, brownfield and bluefield. SAP. Agosto de 2023

2 SAP Enable Now. SAP. Junio de 2024

3 How to overcome the challenge of scope creep. DevPro Journal. Mayo de 2023