7 leçons tirées d’une transformation SAP à grande échelle de 18 mois

Par Michael Bradshaw et Gino Ruggiero

Si vous écoutez une conférence de presse après la victoire de votre équipe sportive préférée, vous entendrez probablement les entraîneurs mettre insister sur « le processus ».

La formulation peut varier, mais le message est le même : lorsque vous vous concentrez intensément sur la planification et l’exécution d’objectifs clairement définis, les évaluations comme les victoires et les défaites se gèrent d’elles-mêmes.

Cet adage s’est avéré exact pour Kyndryl lorsque nous avons entrepris une migration à l’échelle de l’entreprise vers SAP. Bien que notre parcours soit unique, il offre des leçons essentielles qui peuvent être mises en œuvre par toute organisation envisageant une modernisation similaire.

Un parcours de transformation vers la simplicité.

Notre parcours de transformation a débuté en novembre 2021, lorsque Kyndryl s’est séparé d’IBM pour devenir le plus grand fournisseur de services d’infrastructure informatique au monde. Dans le cadre de la séparation, nous avons conclu un accord de services de transition (TSA) pour sortir de plus de 1 800 plateformes et applications commerciales existantes dans un délai de deux ans. Les applications de finance, d’approvisionnement et de gestion du cycle de vente représentaient environ 20 % de cet environnement informatique.

À la suite d’une stratégie détaillée élaborée par le bureau du DSI, Kyndryl a collaboré avec SAP et deux partenaires d’intégration de services pour consolider 375 systèmes de finance, d’approvisionnement et de devis-paiement, ainsi que les processus et capacités de production de rapports, sur une plateforme SAP unique composée de 15 solutions SAP ancrées par S/4 HANA. Le projet, qui a duré 18 mois et a impliqué la mise en place de plus de 71 000 utilisateurs S/4 dans le monde entier, constituait une mise à jour complète du système d’entreprise effectuée en temps réel sans perturber les opérations normales.

Le remplacement de plusieurs systèmes existants et de technologies disparates par une plateforme SAP intégrée fournira un flux d’informations continu, opportun et précis que les employés pourront utiliser pour effectuer des transactions et des analyses en temps réel. En tant qu'une des principales composantes de la transformation informatique mondiale de Kyndryl, notre modernisation de SAP joue déjà un rôle significatif dans la réduction des frais de vente, généraux et administratifs (SG&A) de l’entreprise, représentant à terme des économies estimées à 200 à 300 millions de dollars américains.

Comment appliquer nos enseignements tirés

Que vous implémentiez SAP pour la première fois ou que vous migriez ECC vers S/4 HANA, voici sept étapes cruciales pour vous aider à gérer la transformation SAP à grande échelle.

1.   Évaluez votre état actuel

Avant de commencer à remplacer les applications et les systèmes, analysez votre pile technologique et votre architecture existantes afin d’évaluer les performances et d’identifier les forces et les faiblesses de vos systèmes actuels. Cette évaluation vous aidera à définir l’étendue de votre transformation et à en comprendre la complexité.

L'expérience Kyndryl

Lors de notre évaluation préalable à la transformation, notre équipe des applications d’entreprise a découvert que le système opérationnel existant n’était pas un système unique et normalisé, mais était constitué de centaines d’éléments fragmentés qui soutenaient sept processus principaux, de la comptabilité et des finances à l’approvisionnement et au processus devis-paiement. L’équipe de transformation a déterminé qu’il y avait trop de personnalisations et trop de code de connexion pour que les applications auxiliaires puissent être reproduites dans le nouvel environnement prévu.

Plutôt que de mener un examen approfondi des exigences techniques, nous nous sommes concentrés sur la portée et avons abordé la complexité historique de notre projet. Cette approche nous a permis de prendre des décisions rapidement et d’éviter les retards causés par une analyse excessive des étapes initiales de notre transformation.

2.   Identifier les moteurs commerciaux

Bien que le travail technique puisse être l’objectif principal d’une implémentation SAP, il est essentiel d’identifier les principaux moteurs commerciaux, et leurs résultats préférés, lors de la planification de votre stratégie de transformation.

L'expérience Kyndryl

Respecter l’échéance du TSA était le moteur commercial le plus urgent de notre transformation SAP. Cependant, en tant que composant majeur de la transformation informatique globale de Kyndryl, la modernisation de SAP était cruciale pour simplifier notre environnement informatique et créer un parc technologique adapté à nos besoins.

Notre transformation a été guidée par les principes de rapidité, de fonctionnalité et de maintien de la stabilité opérationnelle. Nous avons donc choisi une intégration standard, prête à l’emploi, qui privilégie l’unification et la centralisation des données, garantissant une transition fluide sans perturber nos opérations.

La centralisation et la normalisation des données dans le nouveau système ont permis au bureau du Chef du service de l’information de participer à l’intégration et d’aider à définir et à piloter des objectifs d’affaires en adéquation avec le projet. Pour toute personnalisation, nous avons commencé par un modèle préconfiguré comme bonne pratique, puis nous l’avons enrichi de manière contrôlée avec une gouvernance appropriée.

3. Élaborer une stratégie de transformation

Votre stratégie de transformation sert de feuille de route pour votre modernisation de SAP. Il doit être suffisamment structuré pour garder votre organisation sur la bonne voie, tout en étant assez flexible pour s’adapter aux obstacles et opportunités imprévus.

L'expérience Kyndryl

Pour Kyndryl, nous avons déterminé qu’il était préférable pour notre stratégie opérationnelle à long terme de repartir de zéro plutôt que de reproduire des milliers de lignes de code hérité d’applications existantes. Nous avons donc opté pour une mise en œuvre de type greenfield¹ de certains éléments SAP. Nous avons suivi les bonnes pratiques SAP pour notre implémentation, en échelonnant le déploiement des applications dans les 66 pays où nous avons des bureaux, dans l’ordre suivant :

• Finance centrale S/4HANA pour la génération de rapports
• Finance complète et processus de devis à encaissement sur S/4HANA
• Approvisionnement avec Ariba et Fieldglass pour le processus de paiement à la source

Après la consolidation financière, nous avons effectué deux grandes vagues de déploiement, en commençant par 24 pays utilisant déjà SAP ECC. Cette stratégie a permis de disposer de plus de temps pour gérer la transformation des données pour les 42 pays qui n’ont pas SAP du deuxième groupe de déploiement. Nous avons également programmé des versions mineures autour de chaque déploiement pour ajouter des fonctionnalités progressivement.

4.  Permettre l’innovation

Recherchez toujours de nouvelles approches des processus et de la résolution de problèmes lors d’une transformation, même lorsque vous faites face à des délais stricts.

L'expérience Kyndryl

Lors de la modernisation de notre système SAP, l’équipe des applications d’entreprise a conçu un processus pour faire fonctionner notre système hérité tout en alimentant simultanément le nouveau système SAP en données. Cette approche à double exécution a minimisé les perturbations, permettant aux départements respectifs de fonctionner comme d’habitude.

Pour exécuter notre plan de transformation et d’exécution, l’équipe a développé des algorithmes et des logiciels pour baliser les données de base et les conserver comme références à partir des données transactionnelles. Ces données maîtresses, un élément crucial de la fiabilité de notre système, ont été gérées par SAP Master Data Governance (MDG), assurant leur identification et leur stabilisation.

Une fois que l’équipe a été assurée de la stabilité des données maîtresses, les données transactionnelles ont été extraites et nettoyées pour être intégrées dans le nouveau système. Cette approche de migration a diminué la résistance à l’adoption en permettant aux employés de travailler dans le système existant pendant la transformation et d’observer les données dans le système.

5. Prioriser la gouvernance de la transformation

La gouvernance commence par l’adhésion des dirigeants, renforcée à tous les niveaux de l’organisation. Sans une attention à la gouvernance et des objectifs et lignes directrices clairement définis, votre modernisation risque de s’écarter de sa portée³ lorsque vous faites face à des défis inévitables.

L'expérience Kyndryl

Pour aider à maintenir la taille, la portée et le budget de notre transformation SAP sur la bonne voie, nous avons :

• Constitué un conseil de gouvernance composé de cadres supérieurs qui se réunissaient chaque semaine pour examiner les étapes importantes, discuter des problèmes imprévus et résoudre ceux en cours Ces réunions ont permis au conseil d’administration d’aider à résoudre les problèmes et d’attribuer des ressources supplémentaires si nécessaire.
• Élaboré des cadres de mise en œuvre établis comprenant des implémentations techniques et des déploiements nationaux. Pour la première vague, nous avons affecté cinq spécialistes à chaque pays de déploiement pour une durée de quatre mois. Après le début de la première vague d’implémentation, nous avons constaté qu’il nous fallait davantage de personnel pour des périodes plus courtes. Nous avons donc augmenté les équipes à 20 membres et réduit leurs affectations à un mois.
• Mis en place des plans de continuité des activités et de reprise après sinistre pour maximiser la disponibilité du système. Pour les pannes planifiées et non planifiées, nous avons conçu un système de basculement synchronisé en continu avec le système actif pour minimiser les perturbations. Nous avons également conçu un site de production miroir afin de limiter les pertes de données et les temps d’arrêt des applications en cas de défaillances à grande échelle du système.  

6. Anticiper les ajustements budgétaires

La budgétisation d’une transformation informatique à l’échelle de l’entreprise est un exercice d’équilibre entre comptabilité et gestion du personnel. Allouez trop ou trop peu de ressources financières ou de personnel à un aspect de votre projet, et vous en ressentirez les répercussions dans d’autres aspects.

L'expérience Kyndryl

Pour notre transformation SAP, l’équipe des applications d’entreprise s’est appuyée sur les données historiques pour estimer les coûts et établir les budgets. Cependant, lors de l’implémentation, nous avons rencontré les défis suivants qui ont nécessité des fonds et du personnel supplémentaires pour respecter une échéance qui ne pouvait pas être modifiée sans encourir d’éventuelles amendes ou pénalités réglementaires :

• Coûts d’implantation dans les différents emplacements
• Exigences fiscales dans les différentes régions
• Affectations du personnel et redéploiement
• Conformité réglementaire dans les différentes juridictions

En planifiant à l’avance ces contraintes budgétaires et en allouant un pourcentage de votre budget de transformation global pour couvrir les problèmes imprévus, vous pouvez mieux gérer l’allocation des ressources pour chaque poste, des échéanciers et des délais à la dotation en personnel et aux flux de trésorerie. 

Il est important de noter que certaines zones peuvent être sous le budget, et d’autres peuvent le dépasser. Cependant, en surveillant et en ajustant continuellement les sous-composants de votre transformation tout au long du parcours de modernisation, vous pouvez maintenir efficacement vos objectifs globaux dans les limites du budget, assurant ainsi le succès de votre projet. 

7. Visualisez votre état futur

Votre parcours de transformation ne s’arrête pas une fois la mise en service réalisée. Vous voudrez évoluer continuellement, que ce soit en mesurant et en comparant les indicateurs clés de performance pour résoudre les problèmes post-implémentation ou en tirant parti des opportunités et des capacités au fur et à mesure qu’elles se présentent.

L'expérience Kyndryl

Avec la mise en œuvre du nouveau système SAP de Kyndryl, les opérations quotidiennes seront considérablement simplifiées. Cela permettra à nos ingénieurs de se concentrer sur les tâches essentielles, améliorant ainsi leur productivité et l’efficacité globale de nos opérations.

À l’avenir, le rendement des employés sera évalué en fonction de leurs contributions à l’entreprise. Par exemple, les ingénieurs sont maintenant censés analyser les données et générer des informations qui influencent les décisions commerciales, augmentent les revenus, réduisent les coûts et diminuent les risques.

En tant qu’entreprise, nous affinerons nos opérations et nos processus selon les besoins et continuerons à exploiter les capacités évolutives de la plateforme SAP. Nous cherchons à :

• Réorganiser nos processus avant-vente, depuis la génération de prospects jusqu’à la signature du contrat
• Modifier notre modèle d’affaires d’utilisation en mettant en œuvre les solutions SAP de gestion de la facturation et de l’innovation des revenus (BRIM)
• Mettre hors service deux anciens systèmes ECC
• Élargir notre utilisation de RISE with SAP

Comme le dit notre Chef du service de l’information « Ne laissez pas la perfection être l’ennemie du bien. » Cela signifie que nous visons l’excellence, mais que nous nous concentrons sur la livraison de la solution au propriétaire d’entreprise approprié et que nous effectuons des améliorations si nécessaire. Cette approche nous permet de nous adapter aux circonstances changeantes, un aspect clé de notre parcours de transformation en cours.

Un dernier mot sur les processus de transformation

La modernisation SAP de Kyndryl, dans les délais et dans des limites budgétaires acceptables, a été rendue possible grâce aux personnes et aux processus que nous avons consacrés au programme. Ce principe est pertinent pour de nombreux projets de transformation. En adoptant une approche méthodique, voire obsessionnelle, pour planifier, gérer, exécuter et mesurer le changement à l’échelle de l’organisation, vous pouvez atteindre des résultats commerciaux qui améliorent le succès global de votre modernisation.

Michael Bradshaw est le responsable mondial du groupe-conseil en applications, données et IA chez Kyndryl. Gino Ruggiero est directeur et partenaire de livraison dans le bureau du Chef du service de l’information de Kyndryl.

1 The S/4HANA deployment dictionary: Your back pocket guide to everything greenfield, brownfield and bluefield, SAP, août 2023

2 SAP Enable Now, SAP, juin 2024

3 How to overcome the challenge of scope creep, DevPro Journal, mai 2023